Registro de Visitas: ¿Qué es y cómo impacta en empresas?

En el mundo empresarial y de seguridad, es bastante común el uso de un registro de visitas, que tiene diversos usos como:

• Monitorear acceso a instalaciones
• Vigilar el acceso a las instalaciones.
• Observar quién visitó las instalaciones, etc

En este artículo te presentaré diferentes tipos de registros de visitas, la utilidad que ofrecen y su forma de aplicarlo.

Además, te brindaremos algunos consejos sobre cómo llevar un registro de visitas efectivo y te enseñaré un software que te puede ahorrar muchas horas y mucho papel y lápiz para llevar un registro de visitas.

¿Qué es un registro de visitas?

Un registro de visitas es un formulario utilizado para mantener un seguimiento de las personas que ingresan y salen de una oficina, edificio u otro tipo de instalación. Se utiliza una metodología casi idéntica al control de visitantes en una empresa

Es decir, un registro de visitas incluye información básica sobre la identidad de los visitantes en el sitio, tales como:

• Nombre
• Dirección
• Hora de llegada y salida
• Motivo de visita
• Persona a la cual fueron a visitar.

Los registros de visitas se utilizan en una amplia variedad de contextos, podemos ver registro de visitas desde macro y micro empresas, también en entidades del estado que requieren seguimientos detallados hasta edificios y hoteles.

En cada uno de estos contextos, los registros de visitas se utilizan para diferentes propósitos, como:

• Control de acceso
• Control de seguridad
• Cumplimiento normativo
• Seguimiento de las actividades de los visitantes.

Tipos de registro de visitas

Existen algunos tipos de registros de visitas que son utilizados en diferentes entornos. Hablaremos sobre los tres principales tipos de registros de visitas:

Registro manual en libros de visitas:

Consiste en un libro de visitas en el que los visitantes escriben a mano sus datos como:

• Nombres
• Apellidos
• Hora de llegada
• Motivo de visita

Este registro es bastante útil en micro empresas o entidades pequeñas donde se tiene un limitado ingreso de personas diariamente.

Registro electrónico en sistemas de registro de visitas:

La mayoría de empresas e instituciones gubernamentales utilizan sistemas electrónicos de registro de visitas.

Este tipo de sistema es más automatizado y puede ser administrado por el personal de seguridad o recepción.

El registro electrónico tiene una gran ventaja respecto a los registros que son manuales en libros de visitas:

• Mayor rendimiento
• Mayor claridad
• Control más preciso y seguro.

Registro a través de aplicaciones móviles:

Las aplicaciones móviles para el registro de visitas funcionan de la siguiente manera:

Permiten un registro en linea (en la nube) de cada visitante antes de llegar al lugar y se pueden incluir funciones como notificaciones de llegada, códigos QR para el acceso y la capacidad de realizar un seguimiento de los visitantes en tiempo real.

¿ Para qué sirve llevar un registro de visitas?

Mejora de seguridad y control de acceso:

El registro de visitantes es fundamental para garantizar la seguridad y el control de acceso a las instalaciones. Entre sus más notables beneficios están:

• Evitar la entrada de personas no autorizadas.
• Mantener un control de quién entra y sale del lugar.
• En caso de emergencia o evacuación, el registro de visitas puede ser útil para garantizar que todas las personas estén a salvo y no haya visitantes en el edificio.

Cumplimiento normativo:

En algunos países, existe una normativa que exige a las empresas llevar un registro de visitantes, especialmente aquellas relacionadas con la salud, la seguridad o el transporte.

Estas normativas buscan garantizar el control de acceso a las instalaciones y facilitar la trazabilidad en caso de incidentes o emergencias.

Lectura recomendada: Flujo de visitantes para empresas¡Todo lo que debes saber!

¿Cuál es el objetivo de una visita a una empresa?

El objetivo de una visita a una empresa puede variar dependiendo de la naturaleza de la misma, pero en general, se busca aprender sobre el funcionamiento interno de la organización, sus procesos, productos y servicios. Además, las visitas son una excelente oportunidad para establecer relaciones profesionales con el equipo de la empresa, lo que puede ser valioso para futuros proyectos o colaboraciones.

Por ejemplo, si un emprendedor está evaluando una potencial inversión, una visita le permitirá conocer de primera mano la operación de la empresa y determinar si es una buena oportunidad de negocio.

Por otro lado, las visitas a empresas también permiten a los visitantes evaluar el ambiente laboral, la cultura organizacional y las tecnologías utilizadas en la compañía.

Estas experiencias proporcionan una visión clara del modelo de negocio, permitiendo a los visitantes adquirir conocimientos prácticos y útiles. Además, las visitas pueden ofrecer beneficios tanto para la empresa, al mejorar su visibilidad, como para los visitantes, al brindarles la posibilidad de conectar con personas clave y generar nuevas oportunidades de networking.

¿Quiénes deben llevar un registro de visitas?

El registro de visitas no es exclusivo de empresas grandes o de alta seguridad. Cualquier lugar que reciba visitantes puede implementar un registro de visitas.

Algunos de los lugares que deberían considerar implementar un registro de visitas son:

1. Empresas e instituciones:

Como se mencionó anteriormente, las empresas e instituciones suelen ser los lugares donde el registro de visitas es más común. Sin embargo, no todas las empresas implementan esta práctica.

2. Edificios y complejos residenciales:

Muchos edificios y complejos residenciales han implementado un registro de visitas para garantizar la seguridad de los residentes y para evitar el acceso de personas no autorizadas.

3. Lugares públicos y turísticos:

Lugares como museos, parques, zonas turísticas y otros lugares públicos pueden beneficiarse de un registro de visitas.

Esto les permite tener un control de la cantidad de visitantes y obtener información valiosa sobre el perfil de los visitantes.

Cómo llevar un registro de visitas efectivo

Para que un registro de visitas sea efectivo, es importante seguir pautas, consejos y un protocolo de visitas claro y entendible para todo el personal:

1. Identificación de los visitantes:

Cada visitante debe ser identificado con su nombre completo y una identificación válida (como un documento de identidad o pasaporte).

En el caso de empresas, también es importante conocer el motivo de la visita y la empresa que representa.

2. Registro de la hora de llegada y salida:

Es fundamental registrar la hora de llegada y salida de cada visitante, para llevar un control del tiempo que ha estado en las instalaciones.

3. Identificación del personal que recibió al visitante:

Es muy importante que se registre el nombre y apellido del personal que ha recibido al visitante. Esto es útil para determinar la responsabilidad en caso de cualquier incidente.

Hacer esto de manera manual es muy tedioso. Por eso nuestro software control de visitantes lo hace todo automáticamente en la nube. Si te interesa dale clic aquí y te contactaremos

Para profundizar en este tema. Te enseñamos paso a paso cómo llevar un registro de visitantes en este artículo

Conclusiones sobre Registro de Visitas

El registro de visitas es una herramienta útil para mejorar la seguridad y el control de acceso en las empresas y otros lugares que reciben visitantes.

Brindan eficacia al momento de conocer el número de personas que se encuentran en determinado lugar y el motivo.

El registro puede ser manual o electrónico, pero aconsejamos el registro electrónico, con un software en la nube para ahorrar tiempo, dinero y ser más efectivo.

El registro de visitantes debe incluir información como:

• Identificación de los visitantes
• Hora de llegada y salida
• Personal que los recibió.

Nuestro software de control de visitas lo hace todo automáticamente por ti. Si te interesa dale clic aquí y te contactaremos