Qué es Workforce Management? Turnos y Horarios en WFM

Administrar a miles de empleados sin complicación es el sueño de muchas empresas ¿Qué piensas si te digo que se puede hacer realidad? El Workforce Management es una metodología que permite gestionar la fuerza laboral de manera efectiva mediante Software. En este artículo veremos en profundidad el uso, beneficios, ventajas, desventajas  y software del Workforce Management

¿Qué es Workforce Management?

En su traducción al español, el concepto de Workforce Management es el manejo de la fuerza laboral de una empresa. Son en profundidad metodologías para poder administrar el tiempo de los colaboradores con base en las necesidades operativas y comerciales de la empresa.

Generalmente esto se hace manualmente, pero cuando existe un número grande de empleados esta gestión  se hace engorrosa y toma mucho tiempo.

Ahí es cuando entra el workforce management, soluciona el dolor de analizar y ordenar los turnos del personal para que sea equitativo, equiparable con las necesidades, ágil y funciona de manera interna. Veamos un poco más sobre este concepto

¿Para qué sirve el Workforce Management?

¿Por qué es importante el Workforce Management? Como primera medida el Workforce Management fue creado con el objetivo de gestionar la fuerza laboral de manera idónea, es decir, la principal razón de su creación está en solucionar los procesos manuales que existían en la generación de horarios laborales y falta de centralización de la información.

Más allá de eso, debemos tener en cuenta las variables que afectan el ejercicio y la ejecución de una empresa, a esto lo llamamos los escenarios laborales; aquí entran novedades de incapacidades, evasión o temas mucho más graves como la imposibilidad de llegar por razones meteorológicas o como lo vivimos en el 2020, por una situación de salubridad a causa de la pandemia.

Más adelante en este mismo artículo veremos cuales son todos los beneficios a nivel de procesos pero también a nivel de productividad que el Workforce Management trae a las empresas.

¿Cómo funciona el Workforce Management?

Sabemos que el workforce management nos permite gestionar la fuerza laboral de acuerdo a la ejecución y novedades que tengamos en diferentes momentos del día, pero, ¿Cómo un software permite hacer esto? 

Todo se basa en 3 factores importantes que la aplicación o programa recopila en orden de tener una data confiable y una propuesta lo más asertiva posible. Estas son las funciones del Workforce Management: 

1. Recursos humanos

Nos indica cuánto es la cantidad de colaboradores que tenemos disponibles. La plataforma organiza la cantidad de personas y horarios laborales. 

2. Habilidades de operación.

Enfoca cada uno de los colaboradores en sus destrezas por áreas y procesos. Así sabemos del total de colaboradores, cuántos estarían disponibles para cada función. 

3. Analítica de datos

Es un histórico que va recopilando el software con el fin de hacer predicciones de ausentismos, novedades, picos y valles de disponibilidad laboral.

Conoce más sobre los Procesos del Workforce Management aquí

Importancia del Workforce Management en empresas

Los sistemas de WFM permiten a las empresas obtener información sobre parámetros empresariales como el número exacto de empleados necesarios para completar un trabajo concreto en un momento determinado del día, la semana o el mes. Además de controlar el rendimiento diario de los empleados/colaboradores.

El Workforce Management es esencial para que las organizaciones logren sus objetivos. Ayuda a las empresas a:

• Optimizar el rendimiento: WFM empodera a los empleados para que se desempeñen al máximo al alinearlos con los objetivos de la empresa y garantizar que tengan las herramientas y los recursos que necesitan para tener éxito.
• Reducir los costos de mano de obra: WFM garantiza que las empresas tengan la cantidad correcta de empleados con las habilidades adecuadas en el momento adecuado, lo que puede reducir los costos laborales.
• Garantizar el cumplimiento: WFM ayuda a las empresas a cumplir con las leyes y regulaciones laborales, asegurando que los empleados reciban un trato justo y equitativo.
• Mejorar la satisfacción de los empleados: Al proporcionar a los empleados las herramientas y los recursos que necesitan para tener éxito, WFM puede mejorar la satisfacción de los empleados y las tasas de retención.

Por ende, podemos concluir que es importantísimo para el funcionamiento adecuado de las empresas y rendimiento óptimo de sus colaboradores.

Ventajas del Workforce Management en las empresas

Aparte de tener el beneficio principal de gestionar el tiempo y disponibilidad de los colaboradores, vamos a ver algunas ventajas integrales que puede traer la implementación de un sistema de Workforce Management dentro de las empresas

1. Control automatizado de la operación

Tener implementado un sistema de fuerza laboral evita los procesos manuales engorrosos que anteriormente se tenían en las empresas, la misma persona que antes estaba encargada de organizar los horarios ahora puede ser el responsable de verificar los datos de la plataforma y dar el “ok” final.

2.Reducción de costos

Una buena gestión de tiempos de personal puede reducir costos en dos puntos importantes: primero en minimizar la cantidad de horas extras necesarias para cubrir operaciones, pues ya la plataforma hará una predicción de ausentismos que se pueden cubrir de manera anticipada.

Por otro lado el personal encargado de los procesos manuales podrán realizar procesos estratégicos que brinden a la empresa mayores beneficios desde cada una de las áreas.

3.People centric

La mentalidad de poner primero a las personas en las empresas es una práctica que desde hace mucho tiempo se conserva como una de las razones de crecimiento empresarial, pensar en las necesidades personales de los colaboradores puede empezar por destinar su tiempo laboral adecuadamente.

Esto conlleva a su vez, tener una fuerza laboral motivada que además de mantener el clima laboral en estándares altos, minimiza el indicador de abandono laboral y con el, procesos de contratación constantes.

4.Datos para toma de decisiones

Una plataforma de Workforce Management mantiene centralizada la información de procesos con las que se podrán de manera sencilla, descargar informes estadísticos y que pueden beneficiar en la toma de decisiones empresariales en pro de la productividad.

5.Limitación de riesgos

Por último, permite que se puedan minimizar los riesgos de ausentismo laboral y operación detenida, ya que todo estará debidamente centralizado en la plataforma previniendo espacios en blanco e improductividad.

Beneficios del Workforce Management en Colombia

• Mejora de la gestión del personal
• Mejora de la eficiencia de las nóminas, ya que se automatiza.
• Los empresarios obtienen un mejor conocimiento del compromiso, la asistencia y la productividad de los trabajadores.
• Optimización del coste de la mano de obra.
• Reducción de costes administrativos.
• Reducción de ausencias y retrasos de los colaboradores. Lo cual aumenta la productividad.
• Aumento de la agilidad operativa

¿Cómo elegir un software de workforce management?

Al momento de elegir una plataforma son 3 las cosas que necesitas tener en cuenta en la comparativa y decisión de trabajo con un software de workforce management.

Como primera medida debes conocer bien cuales son las necesidades que tienes, puntos de dolor y tamaño de empresa, este conocimiento inicial será ideal para poder buscar una solución que se adapte a esas características especiales.

Como segunda medida encontramos la compatibilidad, muchas veces las empresas ya trabajan con otros software de gestión en otras áreas y se hace necesario tener un engranaje correcto para no entorpecer el proceso sino por el contrario, adherirlo de manera natural y efectiva.

El tercer y último elemento es verificar que sea un software integral y personalizable, es decir que cubra todas las áreas de la empresa y que además pueda modificarse con base en nuevas integraciones e iniciativas por parte de la empresa.

¿Cuál es el mejor software de Workforce Management?

Nosotros desde Proware, tenemos una propuesta que permite tener en una sola plataforma y conectada con la nube la solución para gestionar la fuerza laboral, generar novedades, controlar la marcación de ingreso y salida, generar nóminas y tener informes de gestión centralizadas.

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